1、活动应及早筹划与确定，邀请国外、境外人士前来参加活动，至少于半年前发出邀请，寄送项目说明资料。 会务准备时列出物资清单为佳，同时派专人落实和保管，以免遗忘或者遗失。

2、要准备主席台领导席卡，主持人席卡和签到席席卡，矿泉水，主席台发放的文件材料，笔，鲜花，研会旗帜，国歌磁带等； 大型活动还须设签到席，派专人负责签到；由多个机构共同举办的活动，要事先明确各自职责分工，避免多头指挥、多头对外。确定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素，开幕式尽量按原定时间举行，避免时间过长。

3、一般至少需要提前2小时进入会场，留足布置会场的时间，与会人员需要提前半小时开始入场。 领导嘉宾需要事先联系好小的会议室，提前到者先引导到小会议室休息，活动正式开始时再引导入会场.开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份。