怎么把文件归档

1.文件归档怎么弄啊

归档文件整理规则1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义本标准采用下列定义。

2.1 归档文件？立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2 归档文件整理？将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2.3 件？归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4 质量要求 4.1 归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5 整理方法 5.1 装订？归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5.2 分类？归档文件可以采用年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1 按年度分类？将文件按其形成年度分类。 5.2.2 按保管期限分类？将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3 按机构（问题）分类？将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。 5.3 排列？归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.4 编号？归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。

图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。

5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 5.4.4 件号：文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。

馆编件号按进馆要求标注。 5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

5.5 编目？归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1 归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.5.1.1 件号：填写室编件号。 5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5.5.1.3 文号：文件的发文字号。 5.5.1.4 题名：文件标题。

没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔〕"号。 5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。 5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长*宽为297mm*210mm）。

5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。

其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 5.6 装盒？将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

5.6.1 档案盒 5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm*220mm（长*宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

（见图A4(a))。 5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。 5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

5.6.2 备考表？备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。 5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。

2.文件如何分类,怎么归档

归档文件整理规则1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义本标准采用下列定义。

3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4 质量要求 4.1 归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.2 分类？归档文件可以采用年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1 按年度分类？将文件按其形成年度分类。 5.2.2 按保管期限分类？将文件按划定的保管期限分类。

归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。

图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。

5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 5.4.4 件号：文件的排列顺序号。

馆编件号按进馆要求标注。 5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

5.5 编目？归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1 归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.5.1.1 件号：填写室编件号。 5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5.5.1.3 文号：文件的发文字号。 5.5.1.4 题名：文件标题。

没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔〕"号。 5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。 5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长*宽为297mm*210mm）。

5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。

5.6.1 档案盒 5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm*220mm（长*宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。

3.如何将公司文件归档,具体该怎样操作

要看企业的性质和经营范围。

一般的分法是：

1、行政工商资料为第一分类；

2、人事资料为第二分类；

3、项目资料为第三分类；

以上两个只是大的分类，每个分类下还要有细分：

1、行政工商资料细分

(1)工商资料（章程、执照正副本、组织机构代码证正副本、法人身份证复印件等）；

(2)财务资料（验资报告、税务登记证正副本、每年审计资料等）；

(3)生产企业还会有生产许可、卫生许可证、专利证书等等；

(4)房地产公司就有施工许可证、预售许可证、国土证、产权证等等。

2、人事资料细分：

(1)招聘面试入职资料（含员工个人信息及相关证照）；

(2)每月考核资料；

(3)培训资料（培训台账等）；

(4)薪资标准资料；

(5)员工工作计划及总结等；

(6)劳动合同、试用期合同、培训合同、其他与公司特殊签订的合同。

4.归档的方法

当然是根据国家标准好，这都是经过实践证明且轻质有效，统一使用的方法，不过我先给您一份我写的，后面附上国家标准，祝成功！文件、记录归档的有关规定 1. 目的规范公司文件、资料的管理，确保公司资料完整，便于查找。

2. 适用范围记录、证书、证件、技术资料、公司文件及综合类文件 3. 管理程序 3.1. 保管 3.1.1. 记录的保管方法 3.1.1.1. 按记录的编号归类存放，能成册的按月整理成册，按年装订成卷，例如：信息反馈单、电话记录、领料单等。 3.1.1.2. 涉及同一项目的有关记录按项目成套保管，项目结束时，每个项目单独装订成册，按年装订成卷。

例如：ZHHK-JL/04的管理评审系列记录、ZHHK-JL/06的质量计划系列记录及ZHHK-JL/08的项目建议书一直到ZHHK-JL/11的设计和开发更改通知单等。 3.1.1.3. 除文件控制清单、记录控制清单在文件换版时组卷外，其余记录按月整理，按年装订成卷。

3.1.2. 证书、证件类文件的保管综合部负责将各类证书、证件登记编号；属于个人的证书，复印留底后，归还个人保管；属于公司的证书由综合部统一保管。 3.1.3. 技术资料的保管技术材料，从立项开始，直至成果推广应用各阶段形成的文件材料，使用后交到综合部保管，待成果推广后，将所有材料装订成卷。

3.1.4. 综合类文件的保管将有一定相关性的文件整理在一起，随时将文件归到相应的类别，年底按类别装订成卷。 3.1.5. 公司文件的保管公司文件发布后要在综合部登记备案，年底按文件编号的顺序装订成卷。

有保存价值的通知按公司文件处理，附在公司文件后面，按发布的日期排列装订。 3.2. 组卷要求 3.2.1.卷内要有目录 3.2.2.卷要有编号编号规则：xx--xxx 文件类别代号：记录 —— JL 证书、证件类文件 —— 证技术资料 —— JS 综合类文件 —— ZH 公司文件 —— GS 3.2.3. 证书、证件类文件因经常使用，所以不用组卷，但要有目录。

证书、证件单独编号。附上国家标准：中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则 DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施 -------------------------------------------------------------------------------- 1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义本标准采用下列定义。

3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4 质量要求 4.1 归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.2 分类？归档文件可以采用年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1 按年度分类？将文件按其形成年度分类。 5.2.2 按保管期限分类？将文件按划定的保管期限分类。

归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。

图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。

5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 5.4.4 件号：文件的排列顺序号。

馆编件号按进馆要求标注。 5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

5.5 编目？归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1 归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.5.1.1 件号：填写室编件号。 5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5.如何整理档案

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

更全面地说，档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一顼重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别，对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。

档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理，它包括以下三方面的工作内容：（一）档案馆对接收与征集档案的整理1、系统排列和编目在正规的工作条件下，档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。

这样，档案室和档案室馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。2、局部调整对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量；另一方面，某些档案材料由于保存的时间校长，其自身或档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。

3、全过程整理档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档号编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。[二] 档案整理工作的重要意义：它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。

它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。[三] 档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

[四] 档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：（1）分类。

分类方法有多种，常用是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。

问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在档案工作中可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。

认为文书档案运用年度――问题分类法来分类是比较符合实际需要的；（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。

文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。

对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列）；（5）编制卷内目录（样式附后）和备考表；（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。

拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；（8）案卷排列与编号。

案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。

按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有：（1）对归档文件逐件装订固定；（2）对归档文件以“件”为单位进行年度――保管期限分类（不确定期限的，只按年度――问题分类即可）；（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后），并填写有关栏目的内容；。